Outsourcing de Impressão

Para iniciar este assunto é preciso esclarecer que o outsourcing é a terceirização de processos não estratégicos para uma empresa, para que a mesma possa focar nas suas atividades principais e estratégicas. O Outsourcing é uma prática fundamental para o sucesso da gestão empresarial, possibilitando um crescimento de foco e rentabilidade para a empresa contratante. Essa atividade contribui para o melhor controle dos gastos e concede mais recursos humanos e tecnologia a empresa.

 

As inovações em impressão que chegam até as empresas por meio do outsourcing trazem uma série de vantagens que vão além de velocidade e qualidade. Conectividade, mobilidade e gestão inteligente são algumas das inovações com as quais já é possível contar.

Para os gestores, os recursos de gerenciamento e relatórios que os sistemas atuais oferecem permitem total controle de tudo que é enviado para os equipamentos, com quantidade de impressões por usuário e até mesmo capacidade de antecipação de falhas e necessidade de manutenção. Estes benefícios ajudam a evitar tempo improdutivo e ainda ajudam a conter custos.

A grande maioria das empresas não sabem o quanto gastam com impressões, e essa problemática se dá justamente devido à falta de gerenciamento adequado e até mesmo pela falta de consciência dos colaboradores. Nesse caso, conhecer o ambiente de impressão, otimizar os equipamentos e processos para melhorar a produtividade, pode ser uma solução para reduzir custos gerais de suporte e dos processos da administração e de logística com impressão.

 

  • Impressora Própria x Impressora Alugada

 

Com impressoras próprias:

  • Manutenção das impressoras por conta da empresa
  • Compra e troca de suprimentos e peças por conta da empresa
  • Troca de impressoras antigas por conta da empresa (aumento do ativo da empresa)
  • Gerenciamento de impressão e configurações dos equipamentos por conta da empresa

 

Com impressoras alugadas:

  • Equipamentos 100% em funcionamento
  • Há assistência técnica e manutenção durante toda a vigência do contrato
  • O nível de suprimentos é controlado remotamente, ou seja, antes que acabe, o cliente recebe os cartuchos/toners diretamente na empresa.
  • A renovação dos equipamentos de impressão obsoletos é feita sem custos à empresa
  • É implantado o sistema de gerenciamento de impressão completo, incluindo controle de impressão por usuário ou centro de custo, software de bilhetagem de impressão, sistema de cotas por usuários e segurança aprimorada
  • Equipamento “back-up”.
  • Equipe treinada e capacitada para realizar as manutenções e orientações ao usuário.
  • Possibilidade de instalar alertas de conscientização ambiental para redução de impressão e cópia.

 

  • Etapas da implantação do outsourcing de impressão:

 

1ª Etapa – Levantamento de dados

O primeiro passo desse processo é a fase onde será feito o levantamento de todos os dados que envolvem o processo de impressão da empresa.

Com os números referente ao volume de impressões realizadas e todos os outros custos que o contratante possui, com essa atividade é feita uma análise das necessidades reais do contratante para que seja possível determinar a melhor solução para cada cliente.

2ª Etapa – Envio da proposta pela empresa de outsourcing de impressão

A proposta enviada pela empresa de outsourcing de impressão será preparada levando em consideração todas as necessidades identificadas na fase anterior do projeto.

Esse contrato deverá englobar não apenas o aluguel de impressoras, mas também o fornecimento de suprimentos, manutenção, atualizações periódicas de equipamentos e softwares e treinamento de toda a equipe.

3ª Etapa – Implantação

Depois de aprovada a proposta é o momento de dar início a implantação. Agora é o momento onde todos os equipamentos são instalados, configurados e os usuários do contratante devidamente treinados pela empresa de outsourcing de impressão.

A partir desse momento o contratante começa a se familiarizar com os novos equipamentos e softwares disponíveis, e a redução de custos de impressão é imediata, pois todos os funcionários da empresa deverão passar por treinamento que os coloque cientes dos novos processos adotados pela empresa.

4ª Etapa – Operação

Nos primeiros dias após a implantação do projeto é comum que a empresa de outsourcing de impressão mantenha um ou mais funcionários de sua equipe para acompanhar o andamento das operações, garantindo que tudo esteja funcionando perfeitamente e orientar os funcionários do contratante caso surjam dúvidas.

  • É importante que todos as etapas do processo de implementação do outsourcing de impressão sejam realizadas de maneira séria e profissional, pois o que está em jogo é muito maior do que apenas as impressões que a empresa precisa realizar.
  • Mostrar a todos os funcionários como funciona o outsourcing de impressão é essencial para que o projeto seja bem-sucedido ao longo do tempo.
  • Contar com uma empresa de outsourcing de impressão pode se tornar um diferencial competitivo à medida que essa redução de custos possibilita investimentos em outras áreas essenciais para o sucesso da sua empresa.
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