Economia de papel: como aplicá-la na sua empresa

Nos últimos anos, muitas empresas reduziram drasticamente ou zeraram o uso de papel em suas atividades diárias. E essa tendência se tornará ainda mais popular nos próximos anos, principalmente com a ampliação das políticas sustentáveis. Mas como iniciar esse processo e mudar os procedimentos internos de forma eficiente? Para solucionar essas questões e ajudar os gestores, elaboramos um guia completo sobre o tema, inclusive com as vantagens administrativas e econômicas. Confira.

Conscientize os colaboradores

Para começar, é preciso criar uma cultura de sustentabilidade no ambiente de trabalho e conscientizar os colaboradores sobre a questão, explicando quando o uso de papel é desnecessário. Evite também as mudanças drásticas e vá implementando a nova organização aos poucos, para que todos se adaptem sem problemas.

Atenção com as impressoras

Equipamentos de impressão que ficam muito tempo desligados ou ociosos podem apresentar problemas técnicos, como o ressecamento de cartuchos e da lubrificação. Em longo prazo, isso pode gerar altos gastos de manutenção para a empresa. Para evitar problemas do tipo, tenha uma gestão otimizada do parque de impressão e procure serviços especializados, como o da Soffner, que garante ótimos produtos e máquinas.

Reaproveite folhas

Essa é uma das dicas mais básicas, mas totalmente eficiente. Sempre que puder, reaproveite um papel já utilizado, principalmente para impressões ou anotações não oficiais.  Use a frente e o verso das folhas e, posteriormente, invista na produção na reciclagem, ampliando a economia em todos os departamentos.

Revise e monitore o número de impressões

Sempre revise o número de cópias e a formatação do documento antes de imprimir, evitando erros que aumentam os gastos, como a duplicação de páginas, por exemplo. Para ajudar, utilize softwares que monitoram a utilização da impressora e informa datas e outros aspectos documentais.

Tenha uma gestão eletrônica de documentos

Para eliminar de vez o excesso de papel e aqueles arquivos físicos intermináveis, a gestão eletrônica de documentos é fundamental. Com o software Soffner Capture, por exemplo, a sua empresa gerenciará os documentos de forma rápida e totalmente digital, reduzindo custos e o uso de espaços. Entre as vantagens do serviço, estão:

  • Redução do tempo de busca e localização de documentos;
  • Maior segurança no acesso aos documentos;
  • Redução de custos com papel, cópias e armazenamento físico;
  • Possibilidade de recuperação das informações (backup);
  • Redução das probabilidades de extravio de documentos;
  • Controle do fluxo de trabalho;
  • Maior produtividade, reduzindo o processamento manual, eliminando tarefas de registro, catalogação e arquivo manual;
  • Informação acessível a vários usuários simultaneamente.

Aprovou? Então entre em contato com a Soffner e agende uma reunião com nossos representantes.

 

 

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